Comment sortir votre petite entreprise d’une crise de trésorerie

Vous travaillez 24 heures sur 24. Alors pourquoi êtes-vous à court d’argent ? Pour beaucoup de travailleurs indépendants et de propriétaires de petites entreprises, la réponse est un faible flux de trésorerie. Même si vous gagnez bien votre vie sur une base annuelle, il peut y avoir des périodes où l’argent qui coule dans votre entreprise ralentit.

Heureusement, vous pouvez faire beaucoup pour éviter une pénurie de liquidités et vous en sortir si vous manquez de fonds. Voici les étapes que vous pouvez suivre.

Examiner attentivement les clients

Nous aimons tous faire des ventes, mais conclure une affaire n’est utile à votre entreprise que si vous pouvez collecter l’argent que vous avez gagné dans un délai raisonnable. Si quelqu’un veut vous embaucher pour un grand projet, suggérez de travailler d’abord sur un petit projet ensemble, puis de construire à partir de là.

Utilisez le petit projet pour tester la rapidité avec laquelle le client vous paie. Si quelqu’un met 90 ou 120 jours pour fermer une facture de 500 $, imaginez combien de temps il faudra pour être payé pour un concert de 10 000 $. Vous feriez peut-être mieux de travailler pour un autre client à la place. Vos factures seront généralement dues mensuellement et il n’y a aucun moyen de contourner cela.

Diversifiez votre clientèle

Si vous êtes un entrepreneur dépendant d’un seul client, vous êtes très vulnérable à une pénurie de liquidités si quelque chose ne va pas dans le processus de paiement. Si ce client connaît une crise et reporte votre paiement, il sera facile de manquer d’argent. « Si vous voulez qu’ils vous paient à temps, vous êtes à leur merci », déclare Bob Shoyet, directeur financier de Melillo Consulting à Somerset, New Jersey.

Même si vous ne voulez pas trop vous disperser, ajouter quelques clients supplémentaires vous donnera une sécurité de revenu que vous n’avez pas avec un ou deux.

Laisser un tiers gérer les paiements des clients

Une autre façon de réduire le risque de retard de paiement consiste à intégrer certains de vos clients à une plateforme indépendante telle qu’Upwork. Bien qu’Upwork réduise votre salaire, il vous offre des options pour être payé pour les projets terminés tous les mercredis, deux fois par mois, mensuellement ou trimestriellement – et se charge de collecter les paiements de vos clients.

Une autre option est Freelancer.com, qui propose une fonctionnalité appelée Milestone Payment System. Cela oblige les clients à vous payer à des points prédéterminés lorsque vous atteignez certains objectifs du projet. Les paiements sont effectués en toute sécurité sur le site, ce qui peut également être un avantage si vous craignez que des chèques ne se perdent par la poste.

Négociez soigneusement les contrats

Demandez un acompte substantiel sur les projets à l’avance avec des paiements progressifs en cours de route si cela est habituel dans votre secteur, plutôt que de facturer l’ensemble du projet en aval. Si vous effectuez des travaux de retenue, facturez le paiement au début du mois plutôt qu’à la fin, avec une date d’échéance d’une semaine ou 10 jours après. Les très petites entreprises ne sont vraiment pas en mesure de financer des projets pour leurs clients, alors assurez-vous de le faire le moins possible.

Si vous travaillez dans un domaine où il n’est pas courant de demander un acompte et que les clients ont tendance à mettre plus de 30 jours pour payer – comme c’est souvent le cas avec les grandes entreprises – envisagez de leur offrir un rabais s’ils vous paient plus tôt. « Les entreprises prennent cela en considération », déclare Shoyet.

Certains de mes propres clients indépendants exigent que les fournisseurs utilisent un système de paiement électronique appelé Coupa pour soumettre des factures. Ils ont configuré leurs comptes afin que les fournisseurs puissent accéder à un menu déroulant qui inclut une option pour offrir une remise si le client paie plus tôt que les 60 jours standard.

Si vous offrez une remise, assurez-vous d’enregistrer le montant en dollars de la remise en tant que dépense dans votre logiciel de comptabilité, explique Shoyet.

Terminer les projets à temps

Se retrouver dans une situation où vous avez beaucoup de projets en cours d’achèvement et peu d’entre eux sont terminés peut entraîner de longues périodes où vous ne pouvez pas soumettre beaucoup de factures et où vous avez peu d’argent à venir plus tard. Lorsque vous planifiez votre emploi du temps hebdomadaire, cherchez des moyens d’amener autant de projets que possible à la ligne d’arrivée tout en faisant un excellent travail. Même terminer quelques petits projets peut vous donner une bouée de sauvetage. Plus vite vous terminez un projet, plus vite vous pouvez envoyer une facture.

Restez au top de la facturation

Lorsque vous proposez des conditions de paiement de 30 jours à un client, les 30 jours commencent lorsque vous envoyez la facture. Si vous attendez régulièrement une semaine ou deux après avoir terminé un projet pour facturer, vous reporterez le jour où vous serez payé.

Peu importe à quel point vous êtes occupé, réservez au moins une heure ou deux par semaine pour soumettre des factures afin de ne pas prendre de retard. Si vous ne trouvez tout simplement pas le temps, envisagez d’embaucher un comptable pour vous aider à tenir vos livres et à soumettre des factures pour vous. Une très petite entreprise ne devrait pas nécessiter plus de quelques heures d’aide par mois, et ce modeste investissement pourrait vous éviter d’avoir à emprunter plus tard.

Si vos clients sont prêts à vous payer par voie électronique, cela peut accélérer les paiements. Les logiciels de comptabilité populaires QuickBooks et FreshBooks vous permettent d’accepter à la fois les paiements ACH et les paiements par carte de crédit. Je préfère utiliser ACH pour éviter les frais de traitement des cartes de crédit, qui peuvent s’accumuler sur les grands projets. Mais si vous travaillez avec un client qui peut avoir des problèmes de trésorerie, payer les frais de carte de crédit peut être un bon investissement pour éviter de recevoir un paiement de projet sérieusement en retard.

Suivre

Parfois, lorsque je vérifie une facture impayée, je découvre qu’elle a été perdue dans la boîte de réception d’un client. Le plus tôt vous comprendrez que cela s’est produit – et le suivi de manière joyeuse – le mieux ce sera.

Si vous envoyez votre facture sous forme de lien depuis QuickBooks ou FreshBooks, vous pouvez voir si une facture a été « consultée ». Vous l’avez envoyé au format PDF ? Utilisez vos fonctions de messagerie pour voir si l’e-mail a été lu. Si une facture n’a pas été consultée, mentionnez à votre client qu’elle apparaît comme « non lue » et demandez-lui s’il préférerait que vous l’envoyiez dans un autre format. Il peut y avoir un problème qui fait qu’il se perd dans Inboxland et retarde votre paiement.

Mettre un filet de sécurité en place

Assurez-vous d’avoir au moins une carte de crédit pour votre entreprise et, idéalement, une marge de crédit auprès de votre banque. Vous n’êtes pas obligé de les utiliser, mais il est bon de les configurer en cas d’urgence, en particulier si vous avez une paie pour votre entreprise. Si votre crédit est bon et que vos dettes ne sont pas au maximum, de nombreuses banques peuvent vous aider à obtenir rapidement une carte de crédit professionnelle.

Savoir vers qui se tourner pour de l’argent rapidement

Et si vous étiez en crise maintenant ? Faites une dernière tentative pour récupérer les factures sérieusement en retard que vous venez d’abandonner. Essayez de contacter l’équipe des comptes fournisseurs de l’entreprise, au lieu de votre contact d’origine.

Envisagez également de faire travailler vos créances pour vous. Fundbox , un service qui a pris de l’ ampleur , vous permettra d’emprunter jusqu’à 100 000 $ sur vos créances et de rembourser le prêt sur 12 ou 24 semaines. Pour travailler avec Fundbox, vous devez utiliser l’une des plateformes de facturation avec lesquelles l’entreprise travaille : Clio, eBillity, FreshBooks, Harvest, InvoiceASAP, Kashoo, Jobber, PayPal, QuickBooks, Sage One, Xero et Zoho.

Emprunter de cette façon n’est pas bon marché, mais si vous avez des factures urgentes à payer ou si vous devez effectuer une paie, cela peut être nécessaire. Ensuite, une fois que vous êtes sorti de votre crise, prenez le temps de mettre en place de meilleurs systèmes afin que l’argent commence à circuler plus uniformément. Vous apprécierez beaucoup plus votre entreprise de cette façon.

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